Eski Karar Defterlerini İptal Edip ETDS’ye Geçmek İsteyen Firmalar Ne Yapmalıdır?

Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) ile birlikte şirketlerin genel kurul, pay ve karar defterlerini tutma şekli köklü biçimde değişmektedir.Bu değişim özellikle halen fiziki (kağıt) karar defteri kullanan şirketler için önemli soruları da beraberinde getirmiştir.

En sık sorulan soru şudur:“Mevcut karar defterimizi iptal edip ETDS’ye geçmek istersek ne yapmalıyız?”

Bu yazıda, süreci doğru terimleriyle ve uygulamadaki gerçek adımlarla açıklıyoruz.

Önce Doğru Terim: Defterler İptal Edilmez, Kapatılır

Uygulamada sıkça “defteri iptal etmek” ifadesi kullanılsa da, mevzuat açısından doğru kavram fiziki defterlerin kapanışının yapılmasıdır.

Yani:

• Eski karar, pay veya genel kurul defterleri geçersiz hale getirilmez

• Bu defterler noter kapanış tasdiki ile kapatılır

• Saklama ve ibraz yükümlülüğü devam eder

ETDS, geçmişi silen bir sistem değil; yeni kararların elektronik ortamda alınmasını sağlayan ileriye dönük bir sistemdir.

ETDS’ye Geçmek İsteyen Firma İçin Adım Adım Süreç

1️⃣ Şirket İçinde Yetkili Organ Kararı Alınır

Öncelikle şirketin yetkili organı tarafından bir karar alınmalıdır:

• Limited şirketlerde → müdür / müdürler kurulu

• Anonim şirketlerde → yönetim kurulu

Bu kararda açıkça şunlar yer alır:

• Hangi fiziki ticari defterlerin kapatılacağı

• Şirketin ETDS’ye geçiş iradesi

• ETDS sisteminde işlem yapacak sistem kullanıcısının kim olacağı

Bu karar, sürecin hukuki dayanağını oluşturur.

2️⃣ Karar ve Fiziki Defterlerle Notere Gidilir

Alınan karar ile birlikte:

• Kapatılacak olan fiziki karar defteri / defterler

• Yetkili kişinin kimlik ve imza bilgileri

ile notere başvurulur.

Noter bu aşamada:

• Fiziki defterlerin kapanış onayını yapar

• ETDS sisteminde kullanıcı tanımlamasını gerçekleştirir

Burada önemli bir husus şudur:👉 Bu işlem, kararın alındığı hesap dönemi içinde yapılmalıdır.

3️⃣ Noter Kapanış ve Kullanıcı Bilgilerini ETDS’ye İletir

Noter tarafından yapılan işlemler:

• Fiziki defterlerin kapatılması

• ETDS sistem kullanıcısının tanımlanması

eş zamanlı olarak ETDS sistemine aktarılır.

Bu aşamadan sonra:

• Şirketin ilgili ticari defterleri ETDS’de aktif hale gelir

• Fiziki defter üzerinden yeni karar alınmaz

4️⃣ Yeni Kararlar ETDS Üzerinden Alınır

Geçiş tamamlandıktan sonra:

• Genel kurul, yönetim kurulu veya müdürler kurulu kararları

• ETDS ekranında oluşturulur

• Yetkili kişi veya kişiler tarafından e-imza ile imzalanır

• Karar, imzalandığı anda hukuken geçerli hale gelir

Bu sistemde:

• Noter onayı gerekmez

• Fiziki defter tasdiki yapılmaz

• Kararlar elektronik ortamda güvenli şekilde saklanır

Eski Kararlar Ne Olur?

Bu noktada tereddüt edilmemelidir:

• Eski fiziki defterlerde yer alan kararlar aynen geçerlidir

• Bu kararlar ETDS’ye aktarılmaz

• Denetim veya ibraz halinde, eski defterler fiziki olarak sunulur

• Yeni kararlar ise yalnızca ETDS üzerinden yürütülür

Yani sistem paralel değil, dönemsel çalışır.

Geçişte En Sık Yapılan Hatalar

ETDS’ye geçerken firmaların sıklıkla yaptığı hatalar şunlardır:

• Eski defterlerin taranarak sisteme yüklenmesi gerektiğinin sanılması

• Fiziki defter kapatılmadan ETDS’de karar alınmaya başlanması

• Hangi defterin zorunlu, hangisinin isteğe bağlı olduğunun karıştırılması

• Sistem kullanıcısının yetkisinin net tanımlanmaması

Bu hatalar, ileride kararların geçersizliği gibi ciddi sonuçlara yol açabilir.

Sonuç: ETDS’ye Geçiş Bir “Kapat–Aç” Değil, Planlı Bir Süreçtir

ETDS’ye geçiş;

• sadece teknik bir sistem değişikliği değil

• şirketin karar alma ve temsil biçiminin değişmesidir

Bu nedenle süreç:

• şirket türüne

• defter yapısına

• mevcut kullanım alışkanlıklarına

göre planlı ve doğru şekilde yürütülmelidir.